Event – менеджмент

Содержание

Введение

1. Event – менеджмент.

1.1. Понятие и сущность event менеджмента.

1.2 Виды event-мероприятий.

1.3 Особенности организации событийных мероприятий.

1.4 Управление event-мероприятием как проектом.

Введение

Актуальность исследования:

На сегодняшний день рынок товаров и услуг заполнен множеством различных предложений. В условиях большой конкуренции становится все сложнее заинтересовать искушенного потребителя простыми рекламными сообщениями. Как следствие, появляется необходимость создания новых подходов в продвижении.

Компании, применяющие стандартный набор техник продвижения (таких, как реклама в СМИ, выставки, спонсорство и т.д.) уже не успевают соответствовать современным тенденциям рынка, при том, что предпочтения потребителей быстро меняются.

Новые пути продвижения должны создать у потребителя ощущение свободы в своем выборе и освободить от влияния навязчивой рекламы.

Актуальность этой темы заключается в том, что люди перестали воспринимать рекламную информацию и научились от нее защищаться. Event- маркетинг стимулирует полноценное раскрытие имиджа марки/ бренда, а также помогает отложить его в сознании потребителей. Таким образом, можно управлять продажами в долгосрочной перспективе.

Целью работы — разработка механизма организации и проведения успешного event- мероприятия для продвижения торговой марки на рынок и применение этого механизма на практике. Объект исследования — event— мероприятие, которое необходимо разработать с целью продвижения торговой марки на рынок. Предмет исследования — сама торговая марка, в данном случае глянцевый

Для достижения поставленных целей необходимо решить следующие задачи:

1. Изучить сущность, цели, функции и задачи event-менеджмента

2. Определить основные виды event-мероприятий.

3. Изучить специфику проведения event-мероприятий

4. Определить уровень качества event мероприятий в ООО

Предметом исследования в данной работе является событийный маркетинг, его место в современных маркетинговых коммуникациях, а также роль событийного маркетинга в построении успешного брэнда. Мы попытались охватить как теоретическую (определение, классификация, специфика событийного маркетинга), так и практическую (реализация специальных мероприятий) части. Цели исследования — анализ уже проведенных специальных мероприятий, выявление основных преимуществ и ошибок; рассмотрение событийного маркетинга в контексте интегрированных маркетиновых коммуникаций, его инструментов; прогнозирование основных тенденций в этом виде коммуникаций и его роли в создании и продвижении брэнда.

Глава 1.Event – менеджмент

1.1.Понятие и сущность event менеджмента

Еvent-менеджмент (от англ. Event — «событие») — это полный комплекс мероприятий по созданию корпоративных и массовых событий. Причем если первые направлены в основном на укрепление внутрикорпоративного духа, то вторые оказывают мощную поддержку рекламным и PR-кампаниям. В целом же задача событийного менеджмента — сделать из банального мероприятия настоящее событие, которое будут вспоминать и после его окончания.

Однако организовать достойное событие не так уж просто. Тут очень важны не только оригинальное творческое решение, согласованность концепции события с общим направлением развития и идеей бренда, точное попадание в целевую аудиторию, но и тщательнейшая организационная работа. Количество различного рода согласований и «разрешений», которые необходимо получить, прямо пропорционально масштабу и технической сложности события. Для решения вопросов обеспечения события техническими средствами, связью и источниками энергии привлекаются технические специалисты. Нередко при проведении концертов и шоу с участием звезд или мероприятий с использованием алкоголя к работе приходится подключать службу безопасности. Плохо продуманное или организованное событие может нанести существенный ущерб имиджу компании.

Советы профессионала:

Чтобы праздник прошел удачно и ваши цели были достигнуты, нужно помнить основные заповеди событийного менеджера:

1.Начинайте планирование и подготовку мероприятия заблаговременно.

2.Всегда начинайте с малого. Не берите на себя больше того, с чем вы сможете справиться.

3.Привлекайте спонсорскую поддержку.

4.Заранее определитесь, какие транспортные средства будут задействованы. Выясните, сколько это Вам будет стоить.

5.Приготовьте небольшие презенты всем участникам.

6.При организации фуршета определите, что и кому вы собираетесь предложить. Выясните, кто обеспечит Вас всем необходимым.

7.Не забудьте об уборных.

8.Узнайте, необходимо ли разрешение для проведения мероприятия .

На сегодняшний день компании используют различные события в качестве позиционирования себя на рынке.

С целью повышения мотивации, а также укрепления лояльности, эвенты организуются для сотрудников. Но также мероприятия могут ориентироваться на клиентов, партнеров и потребителей для презентации товаров/услуг, для налаживания каналов коммуникации.

Event-маркетинг способствует созданию определенной эмоциональной связи между брендом и потребителем. Кроме того, он повышает уровень лояльности клиентов к марке. Система продвижения бренда. комплекс интегрированных маркетинговых коммуникаций. И каждое отдельное мероприятие должно органично с ней сочетаться.

С чего начинается событие.

Поводы для таких мероприятий могут быть самыми разными. В зависимости от целей и характера можно выделить следующие виды акций: соревнования; семинары, курсы повышения квалификации; фанд-рэйзер — мероприятия по сбору средств на различные цели; встречи, заседания, годовщины; особые мероприятия; церемонии, поздравления, открытия, торжества; спортивные мероприятия; музыкальные выступления и концерты; массовые гуляния. Главное — правильно использовать каждый повод и организовать праздник с максимальной пользой .

Я провела исследование возникновения понятия event менеджмента по статье Сергея Князева. В его интервью он указывает что, event-менеджмент — это прежде всего индустрия, в которой уже есть хорошие специалисты и клиент ждет не просто пьянку и концерт, а драматургию, развитие сюжета, логично выстроенное веселье4 . Корпоративные и частные (семейные) праздники — основное направление рынка event-услуг. Даже так называемый деловой event выливается в роскошное шоу, потому что заказчики хотят разбавлять деловые мероприятия оригинальными и интересными выступлениями, которые бы позволили аудитории не заснуть на презентации или конференции.

Результаты исследований свидетельствуют о том, что среди работников московских предприятий и коммерческих фирм лишь 9% обедают в столовой кейтеринговой фирмы, еще 6, 3% заказывают доставку обедов в офис или на предприятие. По оценкам экспертов, российский рынок сегодня освоен лишь на 3-4%, а потенциальная емкость российского рынка кейтеринга составляет $10 млрд. О высоком потенциале российского рынка кейтеринга свидетельствует тот факт, что в структуре европейского рынка услуг «питания вне дома» кейтеринг занимает лидирующие позиции с долей в 31, 5%.

Первый шаг на пути к оказанию услуги выездного ресторанного обслуживания – это акт продажи услуги, который заметно отличается от того, как стационарными ресторанами продаются услуги по обслуживанию мероприятий в заведении. В ресторане выездного обслуживания процесс продажи услуг происходит и по схеме пассивных продаж, и по схеме активных продаж, когда не заказчик ищет кейтеринг-службу, а кейтеринг-служба ищет заказчиков. Помимо банкетного менеджера в услугах кейтринга необходим менеджер по продаже услуг.

Рисунок. Процесс оказания услуги выездного ресторанного обслуживания.

После того как клиент сделал заказ и факт продажи состоялся, информация передается во все подразделения, которые будут задействованы в реализации мероприятия. На производство передается заявка на приготовление заказанного меню. В технический отдел заявка на подготовку необходимого перечня мебели, оборудования, посуды и текстиля, а также (при отсутствии самостоятельного транспортного отдела) транспорта, необходимого для работы на предстоящем мероприятии. В отдел закупок передается заявка на дополнительные материалы и продукты для обслуживания, в том числе алкогольные и безалкогольные напитки. В отдел по проведению мероприятий передается информация о том, какой перечень услуг заказан клиентом, какие специфические пожелания и требования необходимо учитывать в проведении обслуживания.

В самом же отделе по проведению мероприятий, банкетные менеджеры осуществляют все необходимые для обслуживания предстоящего мероприятия приготовления:

• привлечение всего необходимого обслуживающего персонала;

• планирование пространства предстоящего мероприятия и подготовка плана расстановки банкетной мебели;

• подготовка графика заезда на площадку и проведения обслуживания мероприятия;

• планирование организации технического помещения (сервировка блюд, складирование посуды и оборудования, а также сбор и упаковка грязной посуды);

• привлечение и взаимодействие со всеми необходимыми подрядчиками (оформители, дополнительное оборудование в аренду, доставка тортов и так далее).

И уже в день обслуживания мероприятия осуществляется доставка всего к месту проведения мероприятия, включая погрузку всего подготовленного на складе, собственно транспортировку, разгрузку на площадке.

Важные особенности кейтерингового обслуживания:

• посуда не моется на месте проведения мероприятия;

• большинство блюд не готовятся на месте, а доставляются уже практически готовыми.

При проведении кейтерингового обслуживания, на выезде работают следующие штатные сотрудники:

• банкетный менеджер;

• старший повар;

• технический менеджер.

Проведенный анализ позволил сделать нам вывод:

На сегодняшний день событийный маркетинг — это одно из важных составляющих продвижения брендов.

Что event management это полный комплекс мероприятий по созданию корпоративных и массовых событий. Причем если корпоративные события направлены в основном на укрепление внутрикорпоративного духа, то вторые оказывают мощную поддержку рекламным и PR-кампаниям. В наше время люди предпочитают больше выездное кейтринговое обслуживание, все-таки мы подражаем европейской культуре «питание вне дома».

1.2. Виды event мероприятий

Организация event-мероприятий становится все более популярным подходом к продвижению брендов, в особенности среди больших компаний. Но не каждое мероприятие будет эффективно. Более того, неправильный выбор мероприятия и плохая организация могут негативно отразиться на имидже бренда и неправильно его коммуницировать. Следовательно, для организации событий необходимо обладать знаниями о методике, способах и инструментах event-маркетинга.

Проблема. Недостаток знаний о видах и методике проведения event- мероприятий с одной стороны, и необходимостью их получения для эффективного продвижения товаров и услуг, с другой.

Сегодня профессионалы PR-бизнеса выделяют несколько направлений event management. Первое- это организация корпоративных мероприятий, направленных на укрепление командного духа (team building). Крупные массовые акции, создающие информационные поводы для участников и формирующие тем самым их паблисити, — это другое, более сложное направление событийного менеджмента .

Но в каждом конкретном случае – и когда речь идет о подготовке корпоративной вечеринки, и при организации массового мероприятия — профессионалы исходят в первую очередь из той коммуникационной задачи, которая перед ними стоит. Точное видение цели помогает выбрать из богатого инструментария именно тe формы, которые подходят в данном конкретном случае. Например, не так давно один из клиентов, известная фармацевтическая компания, поручила коммуникационному агентству Connecta подготовить празднование своего 5-летнего юбилея. Подобные торжества — это прежде всего прекрасная возможность укрепить корпоративный дух, напомнить всем сотрудникам фирмы о том, что они единая команда. И не просто напомнить, но и помочь на деле почувствовать, что такое плечо товарища, как интересно и увлекательно решать общие задачи. Поэтому оптимальной формой для праздника был выбран коллективный выезд в загородный клуб. Прекрасным средством коммуникации стали спортивные эстафеты и командные конкурсы, а изюминкой праздника — предоставленная всем желающим возможность увидеть наш город с высоты птичьего полета, из корзины воздушного шара. Другого клиента, еще одну фармацевтическую фирму, интересовало установление непосредственного контакта с представителями СМИ, знакомство и общение с журналистами, освещающими темы медицины и здорового образа жизни. Так родилась и воплотилась на практике идея боулинг-турнира, на который выставила свою команду и фирма-заказчик.

1) Выставки.

Существует 2 вида выставочных мероприятий:

1. Выставка, организованная для конкретной компании и ее продукта. (редкий вид)

2. Участие компании в отраслевой выставке.

И в одном, и в другом случае следует учитывать, что главная задача такого мероприятия- представление продукта.

Выставки по своей сути схожи с презентациями. Но в данном случае отсутствует возможность построения органичной динамики процесса, так как выставки больше растянуты во времени, и посещение участников проходит по свободному графику.

Когда эвенты организовывают выставку, основной акцент делается на статичные средства демонстрации (стенды), а также обеспечению непрерывной презентации продукта. Такой непрерывной демонстрацией может быть небольшая яркая презентация, которая транслируется на экране. Немаловажно ярко оформить место проведения выставки, так как оно должно запомниться потенциальному потребителю. Место также должно быть удобным и в выгодном свете представлять продукт всем посетителям, которые желают с ним ознакомиться. Для стимулирования запоминаемости компании часто используют сувенирную продукцию, которая раздается на выставке.

2. Как правило, презентации относят к мероприятиям закрытого типа, обычно оно на 80% посвящают компании или продукту, который рекламируют. И соответственно основное время необходимо посвятить компании или продукту.

В данном случае главный акцент стоит сделать на зрелищности и максимальной иллюстративности презентации. В противном случае, аудитории будет скучно. Для этого можно использовать проекторы, флэш-презентации, демонстрационные видеофильмы и прочие технические средства, которые позволяют обеспечить лучшую визуализацию.

Презентации устраивают для рекламы, чтобы как можно больше заинтересовать, завлечь потенциального потребителя, предоставив ему полноценную информацию о продукте. Оформление презентации необходимо четко продумать. Оно может включать такие элементы, как мобильные стенды с красивым дизайном, видеопанели.

Также на презентации уместна раздача различной фирменной атрибутики (папки с материалами о продукте, CD c записью электронных презентаций), что будет способствовать лучшей запоминаемостью поданной информации.

3) Открытие.

Церемонии открытия организовывают как для нового бутика, так и для нового завода. Но при этом характер мероприятия и его масштаб будут, конечно, различны.

Этот вид мероприятия является самым популярным. И цель открытия привлечение внимания представителей ЦА к выходу на рынок нового объекта. Не смотря на кажущуюся простоту данного события, его достаточно сложно сделать удачным и запомнившимся.

Демонстрация нового объекта происходит естественным путем при его посещении гостями. В связи с этим особое внимание уделяется элементам шоу. Ведь именно они способствуют привлечению аудитории и стимулируют посещение объекта.

Перед проведением подобного события следует продумать продолжительность мероприятия и организацию развлекательной программы. Эти факторы могут повлиять как на успех церемонии открытия, так и на ее провал. Открытие не должно быть затянутым, нельзя допустить, чтобы посетители начали уходить, не досидев до кульминационного момента. В то же время следует учитывать также, что программа открытия должна быть идейно связана с поводом, как минимум, на 30%.

4) Праздники.

Специфика организации такого мероприятия варьируется в зависимости от вида праздника и представляет собой огромное количество разных вариантов.

Представление бренда может входить в формат такого мероприятия в определенных моментах, при этом оно должно органично выглядеть на фоне зрелищного представления. Эффективность позиционирования марки путем организации события достигается путем связи бренда с большим количеством положительных эмоций, возникающих у аудитории.

При проведении такого мероприятия стоит учесть раздачу подарков и угощений. Для поддержания зрелищности и эмоциональности праздника можно использовать шары, фейерверки и т.д. Яркое оформление помогает создать правильную атмосферу.

Деловые мероприятия помимо организации развлекательных событий для продвижения компаний, в event — маркетинг входят также и деловые мероприятия, представляющие собой различные конференции, семинары, форумы и т.д. Они проводятся как для решения внутрикорпоративных задач, так и для внешней политики — построение коммуникации с дилерами, клиентами, партнерами. Такие мероприятия помогают фирмам в привлечении деловой общественности, а также построении серьезного имиджа компании, которая выступает за ответственный бизнес. Как правило, бизнес мероприятия проводятся для прессы, обеспечивающей публикации в СМИ.

Пресс-конференция строгое и формальное мероприятие, где сценарий четко продуман и цель таких мероприятий обычно представление новой информации о компании для журналистов. Расположение мест, как правило, представляет с собой стол для докладчиков и места для журналистов напротив.

Организация пресс-конференций связана со следующими задачами:

• Выбор места. Для пресс-конференций подходят бизнес-центры, отели, кинотеатры.

• Время проведения (с 11 до 14 часов). Длительность обычно варьируется в пределах от 45-60 минут. Пресс-конференция делится на 2 части: 1 часть составляют выступления, 2 часть- вопросы журналистов.

Немаловажное значение имеет выбор дня недели. Лучше, если это будет середина недели (вторник, среда или четверг), когда деятельность журналистов наиболее активна.

• Раздаточный материал (пресс-кит)

• Выбор участников и распределение ролей. PR-менеджер обычно выступает ведущим. Также обязательно присутствие спикера.

• Формирование пула журналистов и рассылка анонсов.

Следующим видом event-мероприятий является пример «Круглого стола».

-деловое частично формальное мероприятие с презентацией важной и социально значимой проблемы и ее обсуждение. Здесь может присутствовать доля импровизации, допустимы вопросы и свободное общение. Целью «круглого стола» является повышение экспертного статуса компании как в деловом сообществе, так и в обществе в целом. Чаще всего в качестве приглашенных на подобные мероприятия выступают независимые эксперты, аналитики, журналисты, партнеры.

Результатом «круглого стола» могут быть выходы развернутых обзорных материалов и стимулирование количества обращений со стороны журналистов за комментариями. Также может быть презентацией собственного исследования, разработки или проекта, значимость которых шире корпоративных интересов.

Пресс-ланч. — неформальное мероприятие с достаточно произвольным сценарием. В процессе проведения пресс-ланча представители компании и журналисты могут обсудить различные проблемы, которые связаны с компанией. Обсуждение проходит в ходе завтрака или обеда. Столы расположены в произвольном порядке. Суть подобного мероприятия заключается в личном знакомстве и равностороннем обсуждении.

А главное преимущество- в том, что журналисты в открытой форме задают свои вопросы, благодаря чему можно оценить их отношение к компании.

Также в таком мероприятии можно провести серию мини-интервью.

Представители компании в ходе пресс-ланча должны как можно лучше прочувствовать реакцию прессы и их предубеждения- в этом и заключается их главная задача.

Пресс-брифинг формальное мероприятие с определенным сценарием. И главная особенность такого мероприятия состоит в его оперативности. Обычно проведение пресс-брифинга считают необходимым мероприятием, когда необходимо в кротчайшие сроки разбавить, украсить какое-либо событие компании. Это может быть крупная сделка, проведение крупной конференции, кризисная ситуация и также юбилей и свадьба и др. Сначала представители компании (1-2 человека) выходят к журналистам, после чего делают краткое заявление и в остальное время отвечают на вопросы прессы. Результатом такого мероприятия является оперативные выпуски СМИ с данной новостью.

Интернет-пресс-конференция.главное достоинство такого вида мероприятия состоит в привлечении максимально большого количества участников, а также в широком географическом охвате. При чем участниками могут выступать и СМИ, и потребители, и партнеры.

Стоимость организации процесса интернет пресс-конференции относительно невысока. При проведении такого мероприятия следует подготовить набор вопросов, которые будут контролироваться и отбираться в ходе процесса проведения.

Необходимо заранее подготовить список вопросов — все должно быть под контролем. В процессе проведения поток вопросов контролируется и отбирается.

Личная встреча с журналистами (в ресторане, кафе или бизнес-центре).

Серия таких встреч, правильно организованных и правильно поданных, может быть полезнее одного большого мероприятия, поскольку позволяет инициировать серию обзорных разноплановых публикаций. Цель — получить выход нестандартных материалов или развернутых комментариев по значимой проблеме. Результаты встреч — личное знакомство, уникальный материал. После такого мероприятия значительно повышается вероятность обращения к компании с целью получения комментариев, оценки и дополнительной информации.

Пресс-тур.

Суть такого мероприятия заключается в поездке представителей СМИ на объект компании, которая проводится за ее счет. Его преимуществом является личное знакомство с журналистами, создание позитивного эмоционального фона, хорошие фотосессии. Как результат- выход полноценных материалов в СМИ. Не смотря на большое количество плюсов, данное мероприятия могут быть достаточно затратным. Еще один минус-сложная логистика.

Дни открытых дверей.

Это своего рода экскурсия журналистов в компанию или в ее отделение (малон, завод, офис). Такое мероприятие обычно продолжительно ( от 1 дня до недели).

Один из представителей компании встречает журналистов, презентует объект компании, представляет нужных специалистов. При этом отделы компании украшаются, гости получают подарки. Такое мероприятие помогает показать реалии компании изнутри. Журналисты могут сами увидеть и понять структуру, формат работы, оснащение, ознакомиться с бизнес-процессами и производством. Цель- расширить представление о компании.

1.3. Особенности организации событийных мероприятий

Для качественной подготовки акции необходимо время- приблизительно месяц. В случае, когда кроме непосредственной организации мероприятия речь идет о привлечении инвестиций, организации спонсорской поддержки (без которых редко обходится крупное массовое событие), сроки удлиняются, иногда может потребоваться до 3-4 месяцев.

Event- мероприятия призваны решать следующие задачи:

• формирование успешного бренда;

• создание новостного повода для PR- кампании;

• яркий выпуск продукта на рынок;

• позиционирование бренда;

• формирование имиджа компании;

• продвижение бренда;

• укрепление лояльности потребителей;

• продвижение товаров импульсного спроса;

• стимулирование продаж в долгосрочной перспективе;

• стимулирование «сарафанного радио»;

• образование группы единомышленников среди сотрудников.

В интервью Сергей Князевъ часто сетует на консервативность рынка и компаний-клиентов event-агентств. По его мнению, чтобы event-менеджмент развивался активнее и во всех направлениях, нужно делать больше ярких событий и праздников. Устно передающиеся впечатления и эмоции от праздника — это и есть продвижение рынка. Чем больше людей побывает на ярких праздниках и поделится впечатлениями с окружающими, тем больше окружающих захотят таких праздников. На смену консерватизму придет лояльность.

Первое и, пожалуй, главное качество для квалифицированного или компетентного event-менеджера — человек должен любить праздник и приходить на него не потому, что все где¬-то собираются.

И еще он считает, что и без опыта работы можно быть event менеджером потому, что существует правильный подход. Если кандидат при мне начинает рассуждать, анализировать, я вижу, что человек понимает, для кого он будет делать праздник и что для этого заказчика действительно станет праздником. Креативные способности все равно строятся на базе какой-то, условно говоря, аналитики. Без жизнелюбия почти никак. Человек должен быть всесторонне развит: немножко разбираться в кино, спорте, литературе, других профессиях. Даже очень молодой человек может разносторонне представлять картину мира, потому что любознательный, а другой проживет 50 лет, мало интересуясь при этом окружающим миром.

Клиенты хотят, чтобы им принесли не просто сценарий, а понятный, четкий план, умно и красиво изложенный, то есть адаптированный под их понимание концепции праздника. И тот, кто этот сценарий делает, уже должен учитывать особенности компании-заказчика. Но вот клиенто-ориентированных кадров действительно не хватает. Если мы делаем программу для медицинской компании — это один менталитет и взгляды на то, что должно происходить на празднике. Если это французская компания — другой. Это нужно знать и учитывать. Тем не менее есть люди, которые ответственно относятся к своему делу, умеют правильно собрать информацию, открыть интернет, почитать специализированную литературу и в итоге преподнести информацию клиенту в той упаковке, которая была бы ему понятна. Во всяком случае, готовя праздник, он должен получать удовольствие от самого процесса, это раз. Второе — в нем должны быть любовь к понятию «праздник», понимание организма, механизма праздника. Это означает, что человек должен всеми силами стремиться на праздник, не сидеть дома у телевизора и смотреть, что происходит на городской площади, а быть там, идти туда, активно участвовать. Такой человек, став event-менеджером, все делает правильно и с удовольствием.

Сергей особенно силен в креативной части — это создание проектов, написание сценариев и режиссура. Он всегда предлагает претенденту на должность event-менеджера в его агентстве задачку: «Какой бы праздник ты предложил для такой-то компании?» И рисует собеседнику совершенно блеклую картинку, скажем, аудиторскую фирму, в которой люди каждый день перекладывают бумажки, подсчитывают чьи-то балансы, ищут ошибки, и так каждый день. Он не дает времени на размышление и сразу ждет ответ. Таким образом он выясняет насколько человек креативен. И смотрит по тому, как он пришел к нему на встречу, как он одет, как держится. И дело не в стоимости костюма. Главное, чтобы человек подошел к задаче креативно и из своего, может быть, небольшого гардероба сделал нечто похожее на ансамбль, который будет его характеризовать. Сергей сторонник того, что не только мы за все отвечаем. Если клиент не дал денег на шатры и пошел дождь…

Компании обращаются к ивенторам за программами по работе с персоналом. Вот вам пример. Если несколько лет назад летних мотивационных программ без повода и отраслевого праздника было крайне мало, то сейчас, как только наступает шашлычное время, очень популярны выезды для коллектива «пикник плюс программа».

Все большую популярность на рынке получает концепция Edumarketing (educational marketing или образовательный маркетинг), которая заключается в том, чтобы обучать потребителя ценить продукт. Вместо того, чтобы просто предъявлять клиенту бренд, ему предоставляется возможность постичь суть этого бренда при помощи традиционных образовательных методик. Например, известный производитель пива Budweiser решил обучить своих клиентов процессу пивоварения. Для этого был организован специальный вечер, на который были приглашены любители пива. На вечере был продемонстрирован видео-ролик о производстве пива. Все присутствующие получили брошюру под названием «Утоли свою жажду знаний». На вечере также присутствовал специалист по производству, который мог ответить на любые вопросы и предоставить профессиональную консультацию. Зал, где проходила встреча, был забит битком; каждому интересно было стать знатоком пивоварения.

Задача событийного менеджмента — сделать из банального мероприятия настоящее событие, которое будут вспоминать и после его окончания.

1.4. Управление event-мероприятием как проектом

Управление даже самым скромным по масштабу мероприятием требует значительных усилий и затрат, как интеллектуальных, так и материальных. А для эффективной подготовки нужно четко представлять себе конечные цели, задачи и желаемый общественный резонанс. После ответов на эти вопросы можно начинать собственно event management. При планировании необходимо продумать следующие ключевые позиции:

— бюджет

— план- график

-кадровое обеспечение

— спонсорская поддержка

-коммуникации и привлечение внимания общественности.

Как составляется бюджет. К примеру, на качественное корпоративное мероприятие на 100 персон расходы планируются в пределах 15–20 тысяч у.е. Масштабное же общественное событие — например, концерт Пола Маккартни в Москве — это совсем иной уровень event management. Тут появляются дополнительные организационные мероприятия: pre-party, after-party, интервью для прессы, пресс-конференции, телеэфиры, пресс-ланчи, vip-фуршеты и.т.п. Соответственно и стоимость таких грандиозных мероприятий может достигать астрономических, по сравнению с обычными, размеров.

План-график. Вопрос подготовки всех этапов самого события и сроков проведения, также не мало важен, как и вопрос денег.

Кадровое обеспечение.

Сколько человек понадобится, чтобы организовать праздник? Сколько будет работать на мероприятии профессиональных артистов, режиссеров, специалистов по звуку и свету, промо-персонала? Кто будет отвечать за доставку оборудования, подготовку площадки, вести переговоры с подрядчиками? Ответить на эти вопросы тоже необходимо, прежде чем механизм подготовки придет в действие.

Спонсорская поддержка.

На этом же этапе желательно определиться, нужна ли для организации праздника помощь спонсоров и насколько она может быть взаимовыгодной. Найти, убедить, привлечь достойных спонсоров — дело непростое и очень ответственное.

Коммуникации и привлечение внимания общественности.

Всегда следует помнить, что одна из сверхзадач event management — получить необходимый общественный резонанс. Поэтому, планируя акцию, нужно точно представлять, от кого, в каких объемах и какой именно отклик на событие вы хотели бы получить.

Сейчас в нашей стране event management — один из самых динамично развивающихся инструментов работы BTL-агентств на коммуникационном рынке. Количество агентств, предоставляющих услуги event management, постоянно увеличивается, а сами массовые мероприятия постепенно начинают приобретать европейский стиль не только в столице, но и в крупных региональных центрах. Однако при организации любого мероприятия необходимо учитывать особенности российской ментальности: если пир – то горой, если торжество – то до утра. Подобная «широта русской души» порой создает дополнительные организационные сложности, однако на общее положение дел не влияет.

Как и у всей PR-отрасли, у еvent management в нашей стране большие перспективы. Однако говорить, что рынок еvent management окончательно сформирован, еще преждевременно. Наличие мелких, демпингующих цену в ущерб качеству фирм обусловлено тем, что еще не во всех бизнес-компаниях сформировалась культура событийного менеджмента. Многие вспоминают о праздновании Нового Года или юбилея компании за несколько недель, не подозревая, что расходы на подобные мероприятия должны быть прописаны отдельной строкой в бюджете на год вперед. И только когда отношение к еvent management изменится, можно будет констатировать, что в России он вышел на европейский уровень.

Три стандартные модели для формирования проекта:

Схематическая модель – это преобразование ожидаемой ценности владельца инновации в программе путём расширения традиционных функций для формирования новой ценности программы.

Системная модель – это традиционная реализация проекта с использованием плана на оптимизированной схематичной модели и управление областями руководства P2M посредством выбора лучшего ускорителя проекта.

Сервисная модель – это исследование новых возможностей бизнеса в рамках продукта программы и новых интеллектуальных приобретений программы посредством расширения традиционных технологий проектного управления функциями реакции на вызовы для максимизации ценности программы.

Как заключение, можно сделать вывод, что для принятия решений при управлении изменениями в проекте, проектный менеджер реализует три основные свои компетенции.

Во-первых, он должен знать общие принципы менеджмента.

Во-вторых, проектный менеджер должен знать специализированный цикл управления проектом, который включает в себя разработку, планирование, реализацию, координацию (контроль и осуществление корректирующих действий) и завершение. Эти пять процессов используются для принятия решений на протяжении всего проекта.

И, в-третьих, грамотно использовать ресурсы проекта. В управлении проектами главный акцент должен быть сделан на жизненно важных финансовых, информационных и интеллектуальных ресурсах. Знания, связанные с этими ресурсами, являются существенным вкладом в копилку компетентности профессионалов.

Подводя итоги всему вышесказанному, я хочу отметить, что событийный маркетинг является необходимой частью комплекса интегрированных маркетинговых коммуникаций, наряду с другими ее элементами. Событийный маркетинг – это инструмент, который обеспечивает прямой контакт потребителя с продуктом.

Также я соглашусь с мнением Сергея Князева, он считает, чтобы event-менеджмент развивался активнее и во всех направлениях, нужно делать больше ярких событий и праздников. И дело не только в профессионально подготовленных event-менеджерах. Устно передающиеся впечатления и эмоции от праздника — это и есть продвижение рынка. Чем больше людей побывает на ярких праздниках и поделится впечатлениями с окружающими, тем больше окружающих захотят таких праздников.

В заключение хотелось бы сказать, что проведение мероприятия любой степени сложности требует профессионализма, гибкости в принятии решений, умения прогнозировать и предугадывать непредвиденные обстоятельства и быстро ориентироваться в новых условиях. Кто это делает лучше, тот и оказывается в лидерах бизнеса